home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1996 #14 / Monster Media No. 14 (April 1996) (Monster Media, Inc.).ISO / business / sba961.zip / F225.SBE < prev    next >
Text File  |  1996-01-01  |  5KB  |  110 lines
  1. @096 CHAP 9
  2.  
  3.             ┌───────────────────────────────────────┐
  4.             │       MAXIMIZING YOUR CASH FLOW       │
  5.             └───────────────────────────────────────┘
  6.  
  7. Money is still the ultimate labor-saving device, and cash
  8. flow is the lifeblood of any business organization.  Yet
  9. all too many small business operators are so concerned with
  10. other matters that they fail to pay proper attention to
  11. managing their cash resources properly.
  12.  
  13. Good cash management can make a significant contribution to
  14. the competitiveness and profitability of your business.
  15. Poor cash management is one of the main causes of business
  16. failures, particularly among smaller firms.  A cash short-
  17. age due to poor planning can set off a chain of disastrous
  18. consequences, even in a profitable business.
  19.  
  20. Cash flow management has two aspects--projecting future
  21. cash flow and controlling and maximizing the cash availa-
  22. ble from operations at all times.
  23.  
  24. (a) PROJECTING CASH FLOW.  Projecting your business's near-
  25. term and long-term cash needs is a very crucial function.
  26. The purpose of making accurate cash flow projections fre-
  27. quently is to bring to your attention any point in the fu-
  28. ture where you may incur a cash shortage or deficit, so
  29. that you can take steps in advance to prevent that occur-
  30. rence, such as raising new capital, borrowing money, cut-
  31. ting prices to liquidate some inventory, cutting back on a
  32. planned expansion, etc.  You may want to consult your ac-
  33. countant for assistance in setting up worksheets or com-
  34. puter spreadsheets to do regular projections.  Your CPA may
  35. also have (or be able to recommend) computer programs for
  36. doing cash flow projections.
  37.  
  38. (b) MAXIMIZING YOUR BUSINESS'S CASH FLOW.  The following
  39. are a number of effective methods of maximizing cash flows
  40. for your business:
  41.  
  42.    .  Bill your customers promptly.  The later they receive
  43.       a bill, the later you will collect for a particular
  44.       sale, in general;
  45.  
  46.    .  If you know that certain large customers must receive
  47.       bills by certain days of the month in order for you
  48.       to get paid that month, try to bill them before those
  49.       deadlines if possible;
  50.  
  51.    .  Deposit your cash receipts in the bank daily, if
  52.       possible;
  53.  
  54.    .  Keep close tabs on credit customers.  Send them past
  55.       due notices as soon as payments become overdue;
  56.  
  57.    .  If you can do so without hurting business, add late
  58.       charges to overdue accounts;
  59.  
  60.    .  Never pay bills until just before they become due,
  61.       unless there is a worthwhile discount for quick
  62.       payment;
  63.  
  64.    .  Try to keep inventories as lean as possible.  Even
  65.       if you occasionally lose a small sale because you
  66.       are temporarily out of an item, you should be far
  67.       ahead of the game by substantially reducing the
  68.       amount of cash you have tied up in inventory;
  69.  
  70.    .  Look for items in your inventory that are moving
  71.       slowly or not at all.  Consider slashing the price
  72.       on those articles to convert them to cash and also
  73.       to reduce the cost of storing them or taking up val-
  74.       uable shelf space;
  75.  
  76.    .  Consider leasing equipment items instead of buying;
  77.  
  78.    .  Be sure that you are not paying more on your esti-
  79.       mated income taxes than you have to.  You may qual-
  80.       ify under certain exceptions that will allow you to
  81.       delay paying much of your tax for the year until the
  82.       tax return is due, without incurring interest or late
  83.       payment penalties.  If you realize that you have al-
  84.       ready overpaid corporate estimated income tax for
  85.       the year, there is a procedure for obtaining a re-
  86.       fund, by filing IRS Form 4466, prior to the time when
  87.       you can file a return;
  88.  
  89.    .  If your business has "net operating loss" for income
  90.       tax purposes that can be carried back to prior years
  91.       or a carryback of tax credits, a procedure exists
  92.       for filing a claim for a quick refund of the prior
  93.       years' taxes.  Individuals file a Form 1045 while a
  94.       "quickie" corporate carryback claim is filed on Form
  95.       1139.  File either as early as you can, since the
  96.       IRS does not pay interest on these refunds;
  97.  
  98.    .  Instead of keeping all your business cash in a local
  99.       bank account, consider putting a significant portion
  100.       of your cash in an out-of-town money market-type ac-
  101.       count that pays interest and allows you to write
  102.       checks against the account.  Since you will continue
  103.       to earn interest on funds on deposit until the checks
  104.       clear, consider using a fund in a distant part of the
  105.       country, since (notwithstanding the electronic revo-
  106.       lution) it will usually take longer for your checks
  107.       to clear when you make payments to local firms if
  108.       your money market fund is located 3000 miles away.
  109.  
  110.